W celu sprzedaży poszczególnych grup towarów zagranicznych na terytorium Republiki Białoruś konieczne jest przeprowadzenie państwowej reglamentacji sanitarnej i rejestracji albo certyfikacji, albo jednego i drugiego jednocześnie.
Grupy towarów, które w trybie obligatoryjnym są poddane obowiązkowi certyfikowania lub obowiązkowi deklarowania zgodności są włączone do "Wykazu usług, personelu i pozostałych obiektów oceny zgodności podlegających obowiązkowemu potwierdzeniu zgodności w Republice Białoruś", zatwierdzonego na mocy postanowienia Komitetu ds. Standaryzacji, Metrologii i Certyfikacji przy Radzie Ministrów Republiki Białoruś.
Obowiązkowa certyfikacja i deklarowanie zgodności są przeprowadzane przez organy ds. certyfikacji.
Certyfikacja obowiązkowa. Istnieje kilka różnych trybów przeprowadzenia obowiązkowej certyfikacji w zależności od specyfiki towaru zagranicznego, warunków dostawy oraz terminów dostawy. Tryb przeprowadzenia certyfikacji jest ustalany przez organ akredytowany na podstawie złożonego wniosku oraz przedstawionych dokumentów pochodzenia towaru zagranicznego. Przede wszystkim wybór trybu certyfikacji zależy od tego, czy jest otrzymywany certyfikat zgodności na konkretną partię towaru w ramach kontraktu, czy też wnioskodawca prosi o wydanie certyfikatu na produkcję seryjną, innymi słowy prosi o przeprowadzenie certyfikacji całej produkcji, bez związku z jakąkolwiek umową z kontrahentem.
1. Certyfikat na partię towaru. W tym przypadku wnioskodawcom może być tylko importer - rezydent Republiki Białoruś. Certyfikat zgodności wydaje się na podstawie wyników badań, przeprowadzanych w akredytowanym laboratorium. Certyfikat na partię towaru wydaje się na okres 1 roku. Biorąc pod uwagę fakt, iż oryginał certyfikatu cały czas jest w posiadaniu rezydenta i to że certyfikat wydawany jest na konkretną partię towaru - każdy następny importer-rezydent RB stara się o certyfikat zgodności na następną partię towaru wedle określonej procedury. Średni czas załatwienia formalności związanych z certyfikatem wynosi od 1 do 1.5 miesięcy.
2. Certyfikat na produkcję seryjną (certyfikacja produkcji).W tym przypadku chodzi o przeprowadzenie kompleksowej ekspertyzy produkcji i ocenę przedsiębiorstwa – producenta, nie będącego rezydentem Republiki Białoruś. Ekspertyza w trybie obowiązkowym jest przeprowadzana przez wyjazdową komisję specjalną do przedsiębiorstwa-producenta. Wszystkie koszty, związane z przeprowadzeniem ekspertyzy oraz zaproszeniem specjalistów ponosi strona przyjmująca czyli przedsiębiorstwo-producent. Okres ważności certyfikatu zgodności na seryjną produkcję przedsiębiorstwa wynosi 3 lata. W przypadku posiadania certyfikatu na seryjną produkcję importer nie musi posiadać certyfikatu na każdą partię towaru.
Certyfikat zgodności na seryjną produkcję, okres ważności którego dobiegł końca, uważa się za ważny w przypadku towaru, wyprodukowanego w czasie ważności certyfikatu aż do wygaśnięcia terminu ważności lub terminu przechowywania towaru.
Średni czas załatwienia formalności w przypadku certyfikatów na seryjną produkcję wynosi 2-3 miesiące.
Deklarowanie zgodności. Procedura deklarowania zgodności jest stosowana do poszczególnych rodzajów towarów, umieszczonych w rozdziale 2 Wykazu towarów, usług personelu oraz innych obiektów podlegających obowiązkowi potwierdzenia zgodności w Republice Białoruś, zatwierdzonego na mocy postanowienia Komitetu ds. Standaryzacji, Metrologii i Certyfikacji przy Radzie Ministrów Republiki Białoruś Nr 35 z dnia 30.06.2004. Między innymi obowiązkowi deklarowania zgodności muszą być poddane takie towary jak: sztućce, zamki, naczynia, szklane opakowania, karma dla zwierząt.
Podczas procedury deklarowania zgodności producent przedstawia dokumenty, potwierdzające zgodność importowanych towarów z ustalonymi standardami jakości oraz bezpieczeństwa, obowiązującymi w państwie producenta. Takimi dokumentami mogą być: protokoły badań, certyfikaty zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Producent może bezpośrednio zwrócić się do laboratoriów na terytorium Republiki Białoruś i otrzymać stosowną opinię w celu przedstawienia jej akredytowanemu organowi ds. certyfikacji jako jednego z dowodów potwierdzających jakość oraz bezpieczeństwo produkcji.
Na towary w określonym trybie wydaje się deklarację zgodności. Przy tym deklaracja musi być zarejestrowana w odpowiednich, upoważnionych przez Gosstandart organach ds. certyfikacji w zależności od dziedziny akredytacji oraz rodzaju towarów.
Jeżeli przy deklarowaniu zgodności jest ustalony obowiązek przeprowadzenia dodatkowych badań towarów, to takie badania są przeprowadzane przez akredytowane laboratorium na podstawie umowy-zlecenia.
Rejestracja sanitarna. Wykaz produkcji, podlegającej państwowej sanitarnej rejestracji został zatwierdzony na mocy Rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia Republiki Białoruś Nr 44 z dnia 08 października 2004 roku ”O zatwierdzeniu wykazu chemicznych i biologicznych substancji, materiałów lub wyrobów z nich, towarów o charakterze techniczno-produkcyjnym, towarów dla potrzeb własnych, surowców spożywczych, wyrobów spożywczych oraz materiałów i wyrobów używanych do produkcji, opakowania, magazynowania, transportu, sprzedaży, innych sposobów zbycia surowców spożywczych i wyrobów spożywczych i ich użycia, podlegających państwowej sanitarnej reglamentacji i rejestracji.”
W przypadku konieczności przeprowadzenia rejestracji sanitarnej i certyfikacji na wwożone towary zagraniczne, w pierwszej kolejności jest przeprowadzana państwowa rejestracja sanitarna a później certyfikacja.
W celu przeprowadzenia państwowej rejestracji sanitarnej towarów zagranicznego producenta do upoważnionego akredytowanego organu należy złożyć następujące dokumenty:
- certyfikat (zaświadczenie) jakości, bezpieczeństwa towarów wydany przez przedsiębiorstwo-producenta albo certyfikat pochodzenia,
- dokument, potwierdzający pełny skład towarów lub wykaz materiałów, składników wyjściowych,użytych do ich wytworzenia, zaświadczony przez producenta,
- instrukcję obsługi wydaną przez przedsiębiorstwo-producent.
Organ akredytowany zastrzega sobie prawo zażądania dodatkowych dokumentów, potwierdzających jakość oraz bezpieczeństwo towarów.
Na podstawie przedstawionych dokumentów organ akredytowany wydaje skierowanie na przeprowadzenie badań laboratoryjnych. Jeśli wnioskodawca przedstawi dokumenty potwierdzające fakt przeprowadzenia badań laboratoryjnych przez instytucje upoważnione na terytorium przedsiębiorstwa-producenta lub dokumenty zawierające wyniki przeprowadzonych badań, organ akredytowany na terytorium Republiki Białoruś może podjąć decyzję o zmniejszeniu zakresu badań laboratoryjnych. Po przeprowadzeniu badań laboratoryjnych sporządza się akt ekspertyzy sanitarnej, który jest podstawą do wydania zaświadczenia potwierdzającego rejestrację sanitarną konkretnego rodzaju towarów.
Ocena sanitarna może być przeprowadzona w stosunku do określonej partii towarów, jak i produkcji seryjnej. Ocena sanitarna seryjnej produkcji obowiązkowo związana jest z wyjazdem specjalistów z laboratoriów akredytowanych do miejsca produkcji na koszt zapraszającego przedsiębiorstwa zagranicznego.
Okres ważności zaświadczenia rejestracji sanitarnej na partię towarów zagranicznych wynosi 1 rok. W przypadku pozytywnej oceny sanitarnej produkcji seryjnej zaświadczenie sanitarnej rejestracji wydaje się na 3 lata.
Po wygaśnięciu okresu ważności zaświadczenia należy uzyskać nowe zaświadczenie i przejść obowiązkowo całą procedurę rejestracyjną.
Okres uzyskania zaświadczenia rejestracji sanitarnej na partię towaru zajmuje średnio około 1 miesiąca, a na seryjną produkcję około 2-3 miesięcy.
Obecnie obowiązuje umowa pomiędzy Polskim Centrum Badań i Certyfikacji SA oraz Naukowo-Prodykcyjnym Republikańskim Przedsiębiorstwem Unitarnym "Białoruski Państwowy Instytut Standaryzacji i Certyfikacji" dotycząca współpracy w dziedzinie badań oraz potwierdzania zgodności. Pomiędzy Polskim Centrum Badań i Certyfikacji SA oraz Republikańskim Unitarnym Przedsiębiorstwem "Białoruski Państwowy Instytut Metorologi obowiązuje również umowa w sprawie ułatwienia potwierdzania zgodności w sferze materiałów budowlanych. Głównym celem podpisanych umów jest wypracowanie mechanizmów współpracy w celu przeprowadzenia wspólnych przedsięwzięć w dziedzinie badań i potwierdzania zgodności oraz możliwości uznania przez strony wyników badań wyrobów, produkowanych przez białoruskie i polskie przedsiębiorstwa.
Firma prawnicza "Własowa, Mikhel i Partnerzy" Sp. z o.o.
